מערכת ERP

מהי מערכת ERP?

Enterprise Resource Planning היא מערכת אשר מרכזת מידע ותהליכי עבודה בארגון, בכל הנוגע להיבטים שונים של הנהלת חשבונות, לוגיסטיקה, ייצור, ניהול לקוחות, ניהול עובדים ועוד. מערכת ה-ERP מהווה מקור רשמי ומסודר לכך, כולל הפקת דו"חות ככל שנדרש. חשוב להבין, שלא מדובר סתם באוסף כלים שמגיעים יחד, אלא בחבילה אינטגרטיבית, אשר מאפשרת לראות תמונה שלמה של המידע ולשפר תהליכי עבודה. כתוצאה מכך, למשל, מחלקות שונות יכולות לשתף פעולה טוב יותר ויותר בקלות.

בגדול, היכן ש-ERP מיושמת, היא הופכת להיות מערכת הניהול הארגונית המרכזית. אם השאלה היא מה זה ERP בשטח, ניתן להתייחס ל"מודולים" השונים שכלולים במערכות אלה. המודולים משתנים ממוצר למוצר.

דוגמאות אופייניות למודולים

לאחר שהסברנו באופן כללי מה זה ERP, נמחיש זאת יותר בעזרת כמה דוגמאות בולטות למודולים שאופייני לראות במערכות מסוג זה:

· CRM – פתרונות ניהול קשרי לקוחות (Customer Relationship Management) מיושמים בעסקים רבים כתוכנה נפרדת וחשובה בפני עצמה, אך הם גם כלולים פעמים רבות במערכות מסוג ERP בתור מודול. ואכן, הגיוני יותר לכלול אותם בצורה כזו, מאחר שהמידע על הלקוחות קשור לדברים רבים בעסק הממוצע – למידע ולתהליכי עבודה הנחוצים במחלקות שונות ולשלבים ומצבים שונים באינטראקציה עם הלקוח.

· ניהול חשבונות וכספים – הניהול הכספי של כל עסק הוא כמובן היבט קריטי של פעילותו. חייבים לטפל בכך באופן קפדני, מדויק ויעיל. הן כדי לעמוד בדרישות החוק השונות לגבי הנהלת חשבונות, הן כדי לשרוד מבחינה כספית כעסק וגם כדי להתקדם, לצמוח, להתרחב, ליזום וכדומה. התקציב הוא "החמצן" של פעילות העסק, ההוצאות הן הצד השני של המטבע אשר חייבים להתחשב בו, והשורה התחתונה של הניהול הכספי מורכבת למדי. לכן, כאשר יש לכך מענה איכותי, שהוא גם באינטגרציה גבוהה בכלים לניהול היבטים אחרים של העסק, זהו עזר רב עוצמה לניהול כספי יעיל ומתוחכם.

· ניהול פרויקטים – מודול אשר מאפשר לפקח על התקדמות פרויקטים, כולל השקעת המשאבים המתוכננת מול זו המבוצעת בפועל.

· דו"חות ו-BI – מודול המסייע לעובדים רבים בפעילותם השוטפת, כולל לבדיקות מצב ולקבלת התראות שונות. למודול כזה יש חשיבות גדולה בעיקר למנהלים, לשם קבלת תמונת מצב עדכנית ומדויקת על המתרחש בתחום אחריותם. הודות לכך מתקבלת גם יכולת מיטבית לקבל החלטות.

מעבר לכך, תמצאו שמערכות ERP מציעות לא מעט סוגי מודולים שימושיים נוספים, אם זה מודולי ניהול מלאי, ניהול הייצור, ניהול שירות, ניהול מכירות, מודול ניהול לוגיסטיקה ונוספים.

מהם היתרונות של מערכת ERP?

לגישת ה-ERP עשויות להיות תועלות פוטנציאליות רבות. אלה כמה דוגמאות לכך, שהן בולטות ביותר:

· פישוט ושיפור תהליכי העבודה – הצורך להשתמש בפחות מערכות נפרדות בעקבות יישום ERP, מפשט את הדברים ומקל. הניהול המאוחד והאינטגרטיבי של תהליכי העבודה, גם מאפשר לפשט ולייעל אותם. היבט הפישוט מתאים בייחוד לעסקים בגודל בינוני או גדול, אשר צברו עם השנים מורכבות הולכת וגדלה. אם כי ERP מתאים גם לעסקים קטנים וגם בהם כמובן עשוי להיות מצב של מורכבות יתר.

· צמצום הוצאות – הודות לפישוט אוסף התוכנות שבו משתמשים ולצמצום הנטל על אגף המחשוב הפנימי בעסק, מתקבל חסכון כספי ניכר, זאת בייחוד אם בוחרים ליישם פתרון ERP בענן (ראו כאן בהמשך). בשלב ראשון, בחירת מערכת כזו, מעבר אליה וכל הקשור בהטמעה, עשויים להוביל להוצאה ראשונית מסוימת. אך בהמשך, השקעה זו תחזיר את עצמה היטב. היבט פישוט המחשוב משמעותי מאוד, מאחר שמדובר במתן מענה לפעילויות עסקיות רבות ולכן לתשתיות מחשוב רבות שנחוצות כדי לאפשר זאת.

· צמצום כפילויות וטעויות – המידע ששמור במערכת ERP בנוי בצורה סטנדרטית ואחידה. הודות לכך ומאחר שזה מקור אחד מרכזי למידע, מצטמצמים למינימום מקרים של כפילויות ברישום המידע ומקרים של רישום מוטעה או לא עדכני. יש לכך לעיתים השלכות קטנות, אך הן מצטברות ומשמעותיות. בין השאר, העסק מתפקד באופן חלק יותר והלקוחות מקבלים שירות יותר טוב.

· מערכת פתוחה – אף שהיא מיועדת לענות על כל הצרכים הבסיסיים של העסק, מערכת ERP היא לא מעין קופסה סגורה שעומדת בפני עצמה. במקרה הצורך, אפשר לחבר אותה גם למערכות מידע אחרות בעסק ומחוצה לו. פנימית, מערכת ה-ERP עצמה גם ניתנת להתאמה מתקדמת בדרכים שונות. אפילו ברמה של הוספת מודולים ויצירת מודולים מיוחדים לעסק.

האם כדאי לאחסן את מערכת הERP בענן?

באופן לא מפתיע אך חשוב מאוד, זמינים היום גם פתרונות ERP אשר מוצעים כשירותי ענן. פתרונות ERP בענן משלבים את היתרונות הרבים של ERP בכלל, עם היתרונות של שירותי הענן. אצל ספק איכותי כגון GNS, שירות כזה יהיה מאובטח ומגובה היטב, כך שהמידע שלכם נשאר מוגן וזמין תמיד. הניהול במודל של שירות ענן מקל ומפשט את הדברים. באופן מיוחד, הוא מוריד לכם מהכתפיים נטל לא קטן של ניהול עצמי של מערכות פנימיות קריטיות. האחריות עוברת לספק ואתם יכולים להתמקד בצורה כזו בפעילות הליבה העסקית שלכם – בשימוש במערכת ה-ERP ובהפקת התועלות העסקיות ממנה. שירותי הענן מצטיינים כידוע גם בכל הקשור לסקלאביליות, כך שגם מהיבט זה תוכלו להיות רגועים. העובדים יוכלו להתחבר למערכת מכל התקן מחשוב שיש לו חיבור אינטרנט. אם זה סמארטפון, PC, לפטופ או טאבלט. מי ששוקלים לעבור לשירות כזה ממערכת ERP פנימית, יגלו שהמעבר קל, מהיר ובטוח. בעזרת שירות ענן כזה, גם עסק קטן ללא מחלקת מחשוב גדולה יכול להרשות לעצמו מערכת ERP מתקדמת. במילים אחרות, מבחינה עסקית הדבר מקל עליו להתחרות, כולל בעסקים גדולים ממנו, שיש להם יותר תקציבים ומחלקת מחשוב פנימית גדולה. נבהיר ונדגיש, כי מערכת ERP בענן מתאימה גם לארגונים גדולים. עוד נקודה חשובה, היא שגם במערכת גדולה מסוג ERP, אפשר לקבל כשירות ענן עם זמינות וביצועים מיטביים. מי שלא התנסו בכך לעיתים חוששים מנקודה זו. אך גם לגבי היבט זה וגם לגבי האבטחה, פתרון ERP בענן שמגיע מספק איכותי יעמוד בסטנדרטים העסקיים המקובלים. כמובן, הדברים גם יהיו מוגדרים באופן מדויק ורשמי בהסכם רמת שירות (SLA).

איך אדע אם העסק שלי צריך מערכת ERP?

את התשובה לשאלה הזו תגלו ע"י השאלות הבאות:

אם אתם מסתבכים כיום, בהתאמה טכנית או אחרת בין מערכות קיימות בעסק, ייתכן מאוד שאתם זקוקים למערכת ERP.

אם אתם מחפשים דרך להשגת יתרון תחרותי על המתחרים או להתייעלות, ייתכן שאתם זקוקים למערכת ERP.

אם חסרה לכם תמונת מצב מלאה ועדכנית בזמן אמת ולכן, חסרה יכולת שליטה ובקרה טובה על ההמשכיות העסקית, ביצוע ניתוחי רוחב מהירים של מידע וקבלת החלטות שמבוססת על כך, אתם בהחלט זקוקים למערכת ERP.

איך מערכת ERP עובדת?

מערכת ERP מבוססת על בסיס נתונים מרכזי, שממנו נשלף מידע שמוצג למשתמשים. המידע בבסיס הנתונים גם עשוי להתעדכן, בעקבות שינויים שעובדים מבצעים באמצעות התוכנה. מדובר לרוב במשתמשים רבים במערכת, במקביל, בו זמנית. בכל מקרה, המערכת מסנכרנת כמובן את כל הפעולות והעדכונים, בזמן אמת, כך שלא תהיינה כפילויות וטעויות. גישת העובדים והמנהלים למערכת מתבצעת באופן מאובטח. מי שזקוק לכך, מקבל הרשאות שונות לפי הצורך (צפייה בלבד, צפייה + ביצוע שינויים וכדומה).

מה ההבדל בין ERP ל-CRM?

CRM (Customer Relationship Management) הן תוכנות שמטפלות בנושא ניהול קשרי הלקוחות בארגונים, כמו לדוגמא מערכת SAP.

מדובר ביכולות אשר כלולות במערכות ERP, כך שארגונים בעלי תשתית ERP חזקה, אינם זקוקים למערכת CRM נפרדת.

האם מערכת ERP מתועדת?

הפעילות במערכת ה-ERP מתועדת – מי עשה מה ומתי. המערכת בנויה לסייע לפעילויות שמבוצעות באמצעותה, במגוון דרכים חכמות. בהזנת מידע למשל, ייתכן שהמידע ייבדק תוך כדי הזנתו בכדי לצמצם טעויות (דוגמת שדה גיל, שגדול מערך סביר מסוים). ניתן להגדיר חוקים כאלה מראש ובכלל, יש במערכות ERP אפשרויות התאמה רבות ומגוונות, לפי תחום העיסוק של כל ארגון ודרישותיו המיוחדות. משלימה זאת, היכולת להתממשק למגוון מערכות אחרות, לשם שאיבת מידע מהן ולשם סוגי אינטראקציה נוספים.