מערכת ERP
Enterprise Resource Planning הוא סוג חשוב ושימושי ביותר של מערכת מחשוב. הוא מיושם בעסקים מכל הגדלים זה שנים רבות, והוא מתחדש בהתמדה ומשוכלל מאוד כדי לספק לארגונים מכל הסוגים את כל השירותים שהם צריכים לניהול יעיל.
מהי מערכת ERP?
ERP היא מערכת לתכנון משאבים ארגוני. היא רחבה ומורכבת ולא סתם תוכנה נקודתית שעוסקת בתחום מצומצם. המערכת מטפלת במקביל בכל ההיבטים החשובים של פעילות העסק: ניהול כספי, לוגיסטיקה, שיווק ועוד, ואתם לא צריכים לדאוג להטמעה של מערכת ספציפית לפיננסים, מערכת אחרת לשיווק, תוכנה לניהול שרשרת אספקה ועוד – הכול עובר דרך ממשק אחד ובגישה אינטגרטיבית מאוד, גם כלפי חוץ וגם מול מערכות אחרות של הארגון (למשל מערכת CRM).
רכיבים עיקריים של מערכת ERP
ERP היא מערכת שהרכיב הבסיסי שלה הוא מודולים, למשל מודול ייצור, ניהול כספי, שיווק, לוגיסטיקה, שירות לקוחות ותחזוקה (כולל פנימית בעסק). מעבר לכך, אפשר להשתמש גם במודולים למטרות ייחודיות ולפתח מודולים לפי הצורך.
היתרונות הבולטים של מערכת ERP
אם תשאלו מנהל כספים בעסק מה זה מערכת ERP מבחינתו, ותשאלו את אותה השאלה גם את מנהל התפעול שלכם, אתם כנראה תקבלו שתי תשובות שונות. עם זאת, כולם נהנים מאותם היתרונות:
- תמונת מצב מלאה ועדכנית – המערכת מספקת לכם בצורה ברורה ומתקדמת את כל המידע הארגוני, ודרכה אתם יכולים גם להפיק דוחות במהירות ובנוחות. מקור המידע הוא אחיד ומרכזי, ונמנעות כפילויות מידע
- גמישות – התאמה אישית של תכונות שונות כמו דשבורדים אישיים. היום אפשר לעשות זאת בצורה מהירה וקלה יחסית, בלי צורך בכתיבת קוד
- שיפור הפרודוקטיביות – האינטגרטיביות של מערכת ERP והשדרוג המתמיד שהיא עוברת הביאו לכך שהיא מספקת ערך מוסף רב לארגון. למערכת יש פעולות אוטומציה רבות שיכולות להביא לשיפור ניכר של הפרודוקטיביות של העובדים וההנהלה
- פישוט המחשוב – עם פחות תוכנות משנה נפרדות לטפל בהן ופחות בסיסי נתונים ותשתיות נוספות עבורן, ERP מפשט גם את ניהול המחשוב בארגון, בייחוד אם משתמשים במיקור חוץ לחלק מהמשאבים כמו ספקי שירותי ענן
- צמצום סיכונים – בעזרת היכולת המשופרת לדעת מה קורה בעסק בכל רגע נתון, לצד יכולות נוספות של המערכות האלה, אפשר לבצע בקרה הדוקה יותר על הפעילות, למנוע סיכונים שונים ולצמצם נזקים במקרים של פגיעה ממשית
מגמות עכשוויות בתחום הבינה וה-ERP
- ERP כשירות ענן – התוכנה העסקית הזו מיושמת בימינו יותר ויותר במודל Software as a service (או SaaS), או במילים אחרות – שירות ענן. לצד שירותי ענן נפוצים ובסיסיים כמו שירותי אחסון ענן, העסקים השונים עושים שימוש בשירותים כאלו גם בהקשר של מערכות מורכבות כמו ERP. הבשלות והתחכום שמציע כיום מחשוב ענן, כולל במודל ענן ציבורי, מאפשרים לפעול כך ביעילות ובלי חשש
- גמישות מוגברת – שירותי הענן והתקדמות ה-ERP בכלל הופכים את היישום של מערכות מסוג זה לגמיש מתמיד. אפשר להתאים אותן באופן מתקדם מאוד לצרכיו של כל ארגון, גם ברמת המערכת עצמה וגם מבחינת החיבור שלה למערכות אחרות בסיוע ממשקי תכנות (API). במקביל, מצטמצמת התלות במערכות אחרות, כמו תלות בבסיסי נתונים ספציפיים
- בינה מלאכותית – AI ולמידת מכונה מיושמות כיום כדי לשפר את יכולות האוטומציה של מערכות ERP.
יסודות ה-ERP
למערכת ERP יש כמה סוגים, המשתנים ברמה הטכנית של אופן יישום המערכת. ERP עשוי להיות מיושם פנימית בתוך העסק והוא עשוי להיות מיושם גם חיצונית בענן. אפשר להשתמש גם בפתרונות היברידיים המשלבים את שתי הגישות. השימוש במחשוב ענן מסייע לצמצם את עלות הבעלות הכוללת (TCO) של המחשוב בארגון ולשפר את החזר ההשקעה (ROI) בו.
מהם הסוגים השונים של ERP?
מערכת ERP מבוססת על בסיס נתונים מרכזי, שממנו נשלף מידע שמוצג למשתמשים. המידע בבסיס הנתונים גם עשוי להתעדכן, בעקבות שינויים שעובדים מבצעים באמצעות התוכנה. מדובר לרוב במשתמשים רבים במערכת, במקביל, בו זמנית. בכל מקרה, המערכת מסנכרנת כמובן את כל הפעולות והעדכונים, בזמן אמת, כך שלא תהיינה כפילויות וטעויות. גישת העובדים והמנהלים למערכת מתבצעת באופן מאובטח. מי שזקוק לכך, מקבל הרשאות שונות לפי הצורך (צפייה בלבד, צפייה + ביצוע שינויים וכדומה).
כיצד ERP עוזר לארגונים?
בעזרת מערכת ERP ההנהלה מקבלת מבט-על על הארגון כולו לצד יכולת התעמקות בכל פרט ותחום, באופן המוביל לקבלת תובנות עסקיות משופרות והחלטת החלטות יעילה וזריזה. היא גם מסייעת להוזיל ולפשט את התפעול בעסק. במקביל, כל מחלקה בעסק מקבלת תועלת מהמערכת בהתאם לאופן פעילותה, למשל מחלקת הכספים שבה הדיוק והיעילות חשובים במיוחד.
דוגמה מהתעשייה ל-ERP
לשם חידוד והמחשה – מה זה ERP בשטח? התשובה עשויה להשתנות בהתאם לתעשיות שבהן ה-ERP מיושם:
- בסיטונאות – חברות סיטונאות רבות זקוקות לניהול מלאי יעיל במיוחד כדי להיות רלוונטיות בשוק, לשרוד ולשגשג. ERP מסייע להן בהקשר זה בניהול הרכש, בתהליכי ההפצה ובלוגיסטיקה בכלל
- בקמעונאות – ERP עוזרת לעסקים בינוניים וקטנים בתחום הקמעונאות לפעול בצורה מתקדמת מאוד מבחינת מחשוב, בלי צורך בהשקעה רבה בתשתיות מחשוב ובצוות מקצועי שינהל אותן. כמו כן, המסחר האלקטרוני חשוב מאוד היום לקמעונאים, וגם בכך ה-ERP מסייע מאוד לשפר את ההתנהלות ולמקסם תוצאות
- בחברות שירותים – שירות הלקוחות הוא בדרך כלל חלק ממערכת ה-ERP, אך עבור חברות שירותים מקצועיים למיניהן מדובר ברכיב קריטי בפעילותן. כדי לספק שירות טוב ככל האפשר, החברות האלה פונות למערכות מתוחכמות כמו פתרונות ERP מודרניים ואיכותיים, שבעזרתם הן מסוגלות לשפר תהליכי התנהלות מול הלקוחות, לעמוד בהתחייבויות השונות מולם ואף לספק ערך מוסף מעבר לכך, לאתר הזדמנויות שונות לצמיחה ועוד.
לסיכום
מערכת ERP היא כלי עזר רב עוצמה ובשל במיוחד, ולכן מומלץ ליישם אותו בכל עסק. אפשר לקבל את המערכת כשירות ענן גמיש ונוח, או לשלב פתרון היברידי שיתאים בדיוק לצרכים ולאופן הפעולה של העסק שלכם.
