המשכיות עסקית

מה זו המשכיות עסקית?

המשכיות עסקית, היא תפקוד מתמשך ותקין של פעילויות הליבה שלכם (כמכירות ושרות לקוחות), למרות שיבושים, כשלים ואסונות. אלה עשויים להיות שיבושים קלים והפרעות זמניות, אפילו צפויות. מצד שני ובמיוחד, מדובר על הפרעות דרמטיות, מפתיעות ומתמשכות, כמשבר הקורונה. תכנית המשכיות עסקית, היא תוצר של היערכות שיטתית מראש לכך והיא תבטיח המשכיות אופטימאלית, ככל שהנסיבות והמשאבים הזמינים יאפשרו. חשיבותה עצומה, מאחר שמצבי משבר פוגעים פעמים רבות בשורה התחתונה של הרווחים ולא רק. במקרים קיצוניים, במיוחד כאשר לא מוכנים לכך, הם מביאים אפילו לקריסת העסק הסופית. בעלי עסקים יצטרכו להשתמש בתוכנית המשכיות עסקית בכל פעם שיופיע מצב משבר. עם זאת, הכנת התכנית היא דבר שהכרחי לעשות מראש ולהקדיש לו די זמן ומשאבים נוספים.

 

מה כוללת תוכנית ה-BCP?

תוכנית BCP תכלול כמה היבטים חשובים:

• הגדרת חשיבות המערכות השונות – הגדרה של החשיבות העסקית של המערכות השונות, אשר אותן רוצים להביא בחשבון בתוכנית. כמו כן, המערכות ידורגו לפי החשיבות שלהן לעסק
• הגדרת מקרי החירום – הגדרה של מה שנחשב למקרה חירום בכל מערכת אשר דורש התאוששות ותוכנית שיקום
• מיפוי קשרים – הגדרת הקשרים בין התהליכים העסקיים שעליהם מעוניינים להגן לתשתיות המחשוב שהם משתמשים בהן
• פרטי האחראים – הגדרה ברורה של האנשים האחראיים על טיפול במקרי החירום. אנשים אלו גם יעדכנו את ההנהלה, העובדים וכל גורם נוסף שחשוב לעדכן
• הגדרת החלופות – פירוט החלופות השונות למערכות מחשוב ולסביבות עבודה שאי אפשר להשתמש בהן באופן רגיל במקרה חירום. בדרך כלל יוגדרו גם מרווחי הזמן הרצויים בין הגיבויים (RPO או Recovery Point Objectives) וכן זמני ההתאוששות הנדרשים (RTO או Recovery Time Objectives). זהו מדד המשתנה בהתאם לתהליכים העסקיים הרלוונטיים
• פירוט שלבי ההתאוששות – כיצד בדיוק מתכוונים להתאושש מכל סוג של מקרה חירום
• תכנון של החזרה לשגרה – שלבי החזרה לשגרה אחרי כל מקרה חירום, כולל הסקת מסקנות ושיפור התוכנית עצמה

 

אילו כלים נדרשים ליישום המשכיות עסקית?

הכלים הספציפיים שבהם כל עסק עושה שימוש במסגרת התאוששות מאסון עשויים להשתנות, אך לרוב יש כמה כלים בסיסיים:

• מדיניות ונהלים – לפני הכול דרושים נהלים מסודרים להמשכיות עסקית, אשר יגובשו לפי המדיניות של העסק בנושא זה
• פתרונות גיבוי מידע – גיבוי מידע הוא היבט בסיסי וחיוני ביותר בקיום של המשכיות עסקית. חשוב לתת דגש גדול על הכלים שיאפשרו זאת בשוטף וגם במצבי התאוששות מאסון
• גיבוי תשתית המחשוב – חשוב לזכור שהמידע עצמו לא מספיק. תפקוד העסק המודרני מתבסס על מערכות המחשוב שלו, וגם הן דורשות מערכות חלופיות לשעת חירום
• מענה לכל מערכת נוספת העלולה להיפגע – למשל מערכות אספקת חשמל, אשר כפתרון עבורן אפשר להשתמש בגנרטורים. במקרים מסוימים סמארטפונים של העובדים עשויים לסייע בדרכים שונות. אם יש סיכון שמבנה העסק יפגע, מכינים מראש חלופות של חדרים ומבנים אחרים לשימוש זמני
• מנגנוני אוטומציה – מנגנונים אשר יבצעו גיבויים ותהליכי התאוששות באופן אוטומטי. זהו היבט חשוב ביותר, כיוון שבמקרי חירום דרושה תגובה מהירה וגם הדיוק בפעולות ההתאוששות חשוב מאוד
• הדרכות ותרגול – יצירת הדרכות והפעלתן השגרתית וכן תרגול התאוששות ממצבי חירום. בלי הדרכות ותרגול כאלו, עלולים להגיע לא מוכנים למצבי כשל שונים והדבר יפגע באופן ניכר ביכולת ההתאוששות

 

מהי החשיבות של המשכיות עסקית לארגון?

המשכיות עסקית חשובה לכל ארגון, אך חשיבות זו משתנה לפי אופי הפעילות הארגון, והיא משתנה גם לגבי היבטים שונים של פעילותו. אם מדובר למשל על בית חולים, ברור מאליו שהפעילות צריכה להיות מוגנת ככל האפשר, ובייחוד פעולות כמו עבודה בחדרי טיפול נמרץ או בחדרי ניתוח. כמו כן, החשיבות עשויה להיות מושפעת מתקנות מחייבות שונות, למשל מידע רגיש של לקוחות שהעסק חייב לעמוד ברגולציות שונות בנושא הגנה עליו. עסקים מתוחכמים משתדלים להיות ערוכים מראש כמה שיותר כדי לצמצם נזקים בשעת חירום. הם עושים זאת כחלק מהשקעה שיטתית בניהול סיכונים כלל ארגוני, ולא רק לגבי מערכות המידע. עם זאת, מדובר בהשקעה לא קטנה בתחום שלא מניב מיידית החזר השקעה, ולכן יש עסקים הדוחים את הטיפול בכך או מצמצמים את ההשקעה בו. יש לא מעט מקרי חירום העלולים להתבטא בנזקים ניכרים ואפילו קריטיים לעסקים, ולכן חשוב להבין שבטווח הארוך זוהי השקעה משתלמת מאוד.

 

ההבדל בין המשכיות עסקית לתוכנית התאוששות מאסון

בכדי להבטיח המשכיות עסקית, יש לתכנן מראש, ככל הניתן, מה לעשות במצבי חירום שונים. תכנית המשכיות עסקית (Business Continuity Plan) תטפל בתמונה הכוללת, בדגש על הבטחת המשך הפעילות העסקית וזמינות יישומים עסקיים ונתונים קריטיים. זאת, כולל ניטור מערכות מתמשך, הגנת נתונים רציפה ותגובה פרואקטיבית לפי הצורך. בשונה מכך, Disaster Recovery Plans הן תכניות שמתייחסות לרמה היותר טכנית, של התאוששות מכשלים ספציפיים כאשר הם מתרחשים, תוכלו לקרוא על כך במדריך המלא לBCP DRP. לדוגמא: תוכנית התאוששות מאסון עשויה להתייחס להתאוששות מקריסת שרת חיוני.

השלבים בניהול המשכיות עסקית

ניהול המשכיות עסקית הוא תהליך מתמשך, שניתן לחלק לשלבים הבאים:

ניתוח – ניתוח הסיכונים לפעילות העסקית והשלכותיהם השונות.

תכנון אסטרטגי – גיבוש הפתרונות לסיכונים השונים ולהשלכותיהם, ברמה האסטרטגית. למשל, זמן ההתאוששות הרצוי ( RTO- Recovery Time Objectives) של תהליך עסקי ספציפי שנפגע.

הכנת התוכנית – גיבוש תכניות מעשיות מפורטות, על פי התכנון האסטרטגי. זאת, כולל הגדרת דרישות ספציפיות, כמו מרווחי הזמן בין הגיבויים (RPO – Recovery Point Objectives).

בדיקה ושיפור – בדיקת הנהלים והמערכות שאמורים להיות מופעלים במצבי החירום השונים.

הטמעה – בשלב זה, מטמיעים בארגון את תכניות ההמשכיות העסקית, כולל עדכון ושיפור הדרגתי. הדבר יכלול כמובן, גם הפקת לקחים מכל משבר.

מה קורה בסיום משבר?

גם כאשר מגיעים לסיום משבר, ישנם כמה דברים שחשוב לעשות באופן שיטתי. ההחלטה על סיום מצב החירום צריכה להיות רשמית, כך שדברים לא ייפלו בין הכיסאות וההמשך, צריך להתנהל גם הוא לפי נוהל שהוגדר מראש. יידרש מעבר מסודר חזרה למצב העבודה הרגיל / סביבת הייצור וחשוב שגם מעבר זה, לא יפגע בתפקוד העסקי השוטף (יש לבדוק שהמעבר בוצע באופן תקין ומלא).

לסיכום

חיוני לטפל בנושא הקריטי של ההמשכיות העסקית. לכן, כדאי לכם לעשות זאת בעזרת מקצוענים מנוסים דוגמת GNS, שיסייעו עם גיבוש האסטרטגיה לכך, פתרונות איכות בענן ותמיכה 24/7.