הטמעת מערכות: כל המידע שכדאי לדעת

אם הוטל עליכם להקים מערך מחשוב בארגון, אין ספק כי ניצבת בפניכם משימה גדולה ומורכבת במיוחד. אחת הדרכים המודרניות והפופולאריות לפשט מערך מחשוב, היא שימוש בשירותים בענן. בכך, מפשטים משמעותית את פעילות המחשוב בתוך הארגון עצמו ומוציאים אותה חלקית, לספק חיצוני איכותי ואמין. בין השירותים המרכזיים מסוג זה, בולטים השירותים הבאים:

כל הקשור למערכות מחשוב בעסקים נוטה להיות מורכב ומאתגר במידה כזו או אחרת, וכך הדבר גם לגבי הטמעת מערכות המחשוב עצמן. מה היא הטמעה כזו? מה היא כוללת? מהם יתרונותיה? במאמר שלפניכם תקבלו את המידע החשוב.

Plug and play בתוכנה עסקית? לא בדיוק

מערכות מחשוב הן מטבען דבר מורכב. הפתרון הקלאסי לפתרון בעיות, גם אם המחשב משמש לפעולות פשוטות, הוא לבצע "הטמעת מערכות" טובה וכפי שנסביר מייד, הטמעת מערכות עשויה להיות גם נושא רחב יותר. אך לפני כן, נתחיל בנקודה מעניינת מעולם החומרה שתמחיש את הנושא: בעבר הוצג חידוש שימושי בשם plug and play. הרעיון היה ועודנו לאפשר חיבור פשוט של התקן חומרה למחשב, כך שהוא יעבוד מייד ללא צורך בהתערבות המשתמש. מנגנונים כאלה עובדים היטב לגבי חומרה, אך מה לגבי תוכנה? אנחנו מתייחסים כרגע ספציפית לתוכנה הפועלת מול משתמשי מחשב עסקיים, לא תוכנה ברמות אחרות כגון מערכת הפעלה. אם היה אפשר להתקין כל תוכנה ומייד להתחיל ולהשתמש בה באופן שוטף זה היה מצוין. אך בפועל, הדברים במקרים רבים לא הולכים כל כך "חלק". עולם התוכנה התקדם מאוד, כולל בהיבט בדיקות התוכנה לבאגים ובהיבט ממשקי המשתמש הברורים והקלים לשימוש. כמו כן, יש גם שירותי ענן איכותיים כגון שירות ERP בענן של חברת GNS, המקלים מאוד על תחילת השימוש במערכת כזו. אך גם במקרה הטוב ביותר, טבע הדברים הוא שנדרשת הדרכה ראשונית מסוימת. המונח הנפוץ הטמעת מערכות, מתייחס בעיקר להדרכה מסודרת ומקצועית כזו.

המקרים שבהם דרושה הטמעת מערכות מידע

הטמעת מערכות מידע נדרשת בגלל מצבים מסוימים:

• בעקבות תחילת שימוש במערכות חדשות – בין אם זו מערכת שמותקנת פנימית בעסק או שירות ענן.
• בעקבות שדרוג מערכות קיימות – הטכנולוגיות השונות מתקדמות ומתפתחות באופן מתמיד. הן פותחות הזדמנויות חדשות שעסקים מתוחכמים מעוניינים לנצל והדבר דורש שדרוג של המערכות הישנות. השדרוג עשוי להיות אם כך שדרוג יזום, אך לעיתים הוא שדרוג שנכפה על העסק. למשל, בעקבות סיום צפוי של חיי הגרסה הנוכחית של מערכת ההפעלה במחשבי העסק והצורך להתקין וללמוד גרסה חדשה.
• בשביל עובדים חדשים – עובדים חדשים צריכים להכיר היטב את מערכות המידע בארגון, שבהן הם יעשו שימוש שוטף.

יש אם כך ההיבט של הטמעת השימוש במערכות מידע חדשות בעסק. אך אפשר להסתכל על המונח הטמעת מערכות מידע גם בצורה רחבה יותר, אשר מתחילה כבר מהשאלה אילו מערכות מידע דרושות לעסק? כלומר, עיסוק באתגר העסקי של בחירת המערכות המתאימות, רכישתן, התקנתן בעסק, אינטגרציה טכנית שלהן עם מערכות מידע אחרות וכדומה. אלה פעילויות קלאסיות של אגף המחשוב בעסק, בשילוב גורמי ההנהלה ובהובלת מנהל המחשוב (מנמ"ר / CIO / CTO).

מדוע דרושה הדרכה?

לכולנו ברור מדוע דרושה הדרכה על מערכת לא מוכרת, אך הנקודות הבאות יסייעו לחדד נקודה זו בהקשר הטמעת מערכות מידע מתקדמות:

• רקע לא מספיק – נזכיר, שלעובדים רבים בעסקים אין רקע טכנולוגי ממש. גם מבחינת מפתחי המערכת, לא תמיד פשוט לעצב ממשק פשוט ו"אינטואיטיבי".
• מערכות לא קלות לשימוש – אף שקלות השימוש במערכת חשובה והיא היבט מוכר בבחירת מערכות מידע זה לא תמיד השיקול המוביל, עשויים להיות חשובים ממנו. כך קורה שבעסקים יש בהחלט גם מערכות מידע שאינן ברמה הגבוהה ביותר מבחינה זו.
• התנגדויות לשינוי – מי שרגילים לעבוד במערכת מסוימת או אופן מסוים ומתבקשים להתרגל לגישה אחרת, לעיתים לא ששים לעשות זאת. זהו אחד האתגרים של ניהול שינויים בעסק ומומחי הטמעה טובים ידעו לתת לכך מענה.

היתרונות של הטמעת מערכות מקצועית

• לעודד שימוש במערכת – לעיתים יש תהליכים עסקיים שחייבים להתבצע דרך מערכת מידע מסוימת, באופן אחד וקבוע, אך לא תמיד. לא הייתם רוצים שעובדים יימנעו משימוש רחב או תקין במערכת, רק מאחר שהם לא מיומנים בשימוש בה.
• לייעל את השימוש – כאשר מערכת מידע מבלבלת משתמשים עסקיים, מאטה או מסבכת אותם, הדבר פוגע בפרודוקטיביות של העסק ולהפך.
• צמצום ההפרעה לשגרת העבודה – הצגת מערכת מידע חדשה ללא הטמעה טובה, עלולה לפגוע בתהליכי העבודה הרגילים, גם אם באופן זמני.
• צמצום הצורך בתמיכה טכנית – הטמעת מערכות מידע שמבוצעת היטב בהתחלת העבודה בעזרת מערכת מסוימת, תצמצם בהמשך את היקף הפניות לתמיכה הטכנית.

מה זה כולל?

גם אם מדברים על הטמעת מערכות במובן הצר של הטמעת, בשימוש במערכת קיימת עדיין עשויים להיכלל עוד כמה דברים מלבד הדרכה רגילה: אפיון דרישות, כתיבת מדריכים, ליווי העובדים לאורך התחלת השימוש השוטף במערכת ואף מתן תמיכה שוטפת עבורה לאחר מכן.

היבט החזר ההשקעה

הטמעה טובה באמת מחייבת עבודה עם מקצוענים מנוסים והשקעת לא מעט שעות למטרה זו. כל זאת, באופן טבעי יעלה במצטבר לא מעט. כמו כן, זהו לא תמיד תהליך קצר מאוד. מצד שני, יש להטמעת מערכות מידע לא מעט תועלות כספיות ולכן היא השקעה כדאית מאוד. כדאי להביא בחשבון שלא בהכרח קל לכמת זאת והכדאיות עשויה שלא להיות מוחשית מספיק, אבל היא עדיין קיימת. זו דוגמה תאורטית שעשויה להמחיש: מערכת מידע חדשה מוצגת בעסק ויש בה יכולת מסוימת שעובד אחד בלבד זקוק לה רק פעם בחודש. אך המנגנון מסבך את אותו עובד, שלא זוכר וגם לא מוצא בקלות במערכת כיצד להשתמש ביכולת הזו כראוי. לכן נמצא פתרון מאולתר, בדמות גיליון אלקטרוני בתוכנה נפרדת. יש במצב כזה חסרונות גדולים שיש בהם נזק אפשרי מתמשך. זהו פתח לבלבול ונפילה בין הכיסאות, מבחינת מיקום מידע ואינטגרציה בין מערכות. ומה יקרה כאשר אותו עובד יעזוב ויגיע אחר במקומו ללא חפיפה טובה? עובד שקיבל הדרכה טובה מספיק לגבי המערכת החדשה, היה עשוי לתפקד מהר יותר.

לסיכום

כפי שראיתם, יש לא מעט סיבות טובות להקל ולפשט על העובדים בעסק להשתמש במערכות המידע. אך לשם כך דרושה הטמעה איכותית.