המדריך המלא לחוסן ארגוני

כל ארגון עובר במוקדם או במאוחר משברים שונים שמפריעים לתפקוד השוטף והתקין שלו. למעשה, הדברים אף פעם לא מתנהלים חלק לגמרי לאורך זמן והתוכניות של העסק דורשות באופן שגרתי עדכונים ושינויים. הפעילות השוטפת של עסקים משתבשת במיוחד במצבים שאפשר לתאר כמצבי חירום. לרוב, מצבים כאלה יתבטאו די מהר גם בפגיעה בהכנסות ולכן ברווח. כך שעסק ממוצע לא יכול להרשות לעצמו להיפגע מהם בצורה חריפה או בצורה חוזרת ונשנית. מה שדרוש כדי לעמוד היטב בפני מצבים משבר הוא מה שמכונה בשם "חוסן ארגוני". במה מדובר? הינה כל הפרטים שכדאי לדעת.

מה זה חוסן ארגוני?

חוסן ארגוני הוא היכולת להגיב מהר וביעילות למשברים בעסק, באופן שיטתי וחכם, אשר ממזערת נזקים. התמודדות כזו דומה לחוסן נפשי של אדם, אשר נבחן בעיקר ברגעי משבר. באופן דומה, גם חוסן ארגוני הוא דבר שאפשר לשפר בהדרגה ולחזק.

איך מבטיחים חוסן ארגוני?

עקרונית, מדובר בנושא רחב מאוד. עם זאת, לאורך השנים גובשו דרכים מומלצות (best practices) מסוגים שונים לגשת לכך – הן כללית לחוסן ארגוני ולניהול סיכונים והן לפעילות בתחומים עסקיים ספציפיים ולניהול משברים במסגרתם. אלה כמה נקודות מפתח אשר הנהלות בדרך כלל מביאות בחשבון במסגרת הטיפול בנושא חשוב זה:

• ייעוץ – מאחר שזהו נושא אסטרטגי בעל חשיבות גדולה מאוד, משתלם להשקיע לגביו בייעוץ מקצועי.
• ביצוע סקר סיכונים – "סקר סיכונים" בודק לעומק את הסיכונים שמולם עומד הארגון ומתאר אותם בצורה מפורטת. זהו חלק מניהול סיכונים ארגוני שיטתי, כולל מיפוי פעילויות עסקיות וסיכונים פוטנציאליים. כך שאפשר יהיה לדעת מה מאיים על אילו פעילויות של העסק, לדרג זאת לפי חשיבות וכך לדעת על מה חשוב לארגון להגן במיוחד. בהתאם לכך, אפשר להגדיר למשל זמני התאוששות רצויים ממשבר או כמה משאבים מעוניינים להשקיע לשם חזרה לתפקוד של המערכות הקריטיות ביותר מבחינה עסקית.
• הבטחת המשכיות עסקית BCP – תכנון אסטרטגי ומעשי כדי להבטיח המשך של הפעילות העסקית גם במצבי חירום. זאת, באמצעות גיבוש נהלים למקרי חירום שונים, כדי להבטיח התאוששות מהירה.
• מרווחי ביטחון – להבטיח שיש לארגון די רזרבות ומשאבים לשעת חירום.
• מדיניות ברורה – קיום מדיניות רשמית וברורה לגבי הטיפול במצבי החירום השונים ועדכון מדיניות זו בהתאם לצורך.
• הדרכה ותרגול – אופני הטיפול במקרי החירום אינם רק נוהל שנכתב לצורך הפרוטוקול. יש צורך גם בהדרכה למי שיהיו ממונים על הטיפול במקרי הכשל ובתרגולם התקופתי מראש.
• הסתייעות בעזרים שונים – ברמה הטכנית מעשית, כגון היערכות לגבי תשתיות המחשוב, מדובר ביישום כלי עזר שונים. למשל כמו חומת אש ושירותי עזר מסוג DRP או DDOS.

מהי החשיבות של חוסן ארגוני ומהם היתרונות שלו?

באמצעות חוסן ארגוני ברמה גבוהה, הארגון זוכה לתועלות האלה:

• צמצום מקרי המשבר – ההיערכות מראש עשויה וצריכה לאפשר זיהוי מוקדם ככל האפשר של משברים קרובים. לעיתים הדבר מאפשר להימנע מהם מראש.
• מוכנות למקרים אלה – אם וכאשר מקרי משבר מתרחשים בארגון העסק יהיה ערוך אליהם ערוך היטב.
• צמצום ניכר בנזקי המשברים – ארגון בעל חוסן גבוה, יעבור משברים שונים במינימום נזקים. כלומר בהפרעה כמה שיותר קטנה לפעילותו השוטפת וגם להשגת מטרותיו העסקיות.
• שיפור היכולת להסתגל לשינויים – שינויים מתרחשים בסביבה העסקית כל הזמן. שינויים בתחום העסקי שבו פועלים בתשתיות שנחוצות לארגון (כגון מחשוב), במגמות בנושא כוח אדם בתחום הפעילות ועוד. האם אלה משברים? לעיתים כן ולעיתים לא. היערכות טובה מבחינת חוסן כללי מאפשרת גם להתמודד טוב יותר עם שינויים כאלה שנכפים על הארגון. מחד לצמצם את נזקיהם, ומאידך למנף בחוכמה את ההזדמנויות החדשות שהם מציבים לעיתים.

מהם הגורמים שמשפיעים על החוסן?

על חוסן הארגון משפיעים כמה וכמה גורמים, בהם בולטים במיוחד הגורמים האלה:

• אסטרטגיה –ככל שנערכים טוב יותר למצבי משבר, כך מתמודדים איתם טוב יותר. הדבר דורש לפני הכול מחשבה ברמה האסטרטגית. כלומר להשקיע זמן ומשאבים נוספים, בצורה מתוכננת ורשמית, בהיערכות מראש לזיהוי מצבי משבר ולהתאוששות מהירה מהם. זה אומר להקדיש זמן ברמת ההנהלה לגיבוש אסטרטגיה בנושא זה ולקידום שיטתי של שיפור חוסן הארגון.
• הפקת לקחים – הפקת לקחים שיטתית מכל משבר, תאפשר לשפר את החוסן הארגוני לעתיד. גישה זו שונה מהותית מגישת "כיבוי השריפות" שרואים פעמים רבות. כלומר, מתגובה מאולתרת שרק מגיבה לנסיבות, במקום תכנון פרואקטיבי מסודר.
• משאבים זמינים – המשאבים שעומדים לרשות הארגון בהחלט משפיעים על מוכנותו למצבי משבר. לארגון יציב ומשגשג, שלו עודפי משאבים מספיקים, קל יותר להחזיק מעמד בזמני משבר. עם זאת, מוטב בכל מקרה להשקיע בתכנון אסטרטגיה להמשכיות עסקית ובעזרים שמבטיחים אותה. בין אם אתם ארגון גדול ומצליח או יזם בתחילת דרכו.

האם קיים הבדל בין חוסן ארגוני בין החברות?

ישנו בהחלט הבדל רב בין חברות שונות בכל הנוגע לחוסנן ברגעי משבר. חלקן במצב טוב יותר מבחינה זו בעוד שאחרות במצב פחות טוב. הבדלים אלה עשויים לנבוע בין השאר מהנקודות האלה:

• גישת הבעלים וההנהלה – הבעלים של החברה עשוי להיות במנטליות שנוטה יותר לקחת סיכונים. כך גם אנשי הנהלה. אך לאף חברה כמעט, אין משאבים שמספיקים בכדי להשיג בצורה מושלמת את כל מטרותיה. כך גם לגבי היערכות למקרי כשל. תארו לעצמכם מצב, שבו ישנו צורך להשקיע תקציב ביוזמה חדשה שתביא עוד לקוחות. במקביל, תקציב שחסר לתוכניות להגברת החוסן הארגוני. המנהלים רוצים "להראות תוצאות" והם יוכלו להשיג זאת בוודאות, בהפניית משאבים רבים ליוזמה העסקית. השקעתם בשיפור החוסן הארגוני לעומת זאת תבוא לידי ביטוי רק במקרי חירום. יש מי שייתנו עדיפות להשגת מטרות "כאן ועכשיו" וזה מובן, אם כי עלול לעלות בהמשך ביוקר.
• כלי העזר שמיושמים – כל התוכניות לא שוות הרבה אם הן לא מתבטאות ביישום בשטח. חברות אשר משתמשות בעזרי אבטחת מידע בענן למשל, כבר מספקות לעצמן שיפור ביכולת השרידות בשעת משבר. חברה שפועלת בתחום בו אספקת חשמל סדירה חיונית בהחלט, עשויה לרכוש ולהתקין בחצר גנרטור לשעת חירום. חברה מקבילה באותו תחום שלא תעשה זאת, עשויה להיפגע במצב חירום של מערכת אספקת החשמל.
• ניסיון – ככל שרוכשים ניסיון בתחום העסקי שבו פועלים ובעסק הספציפי, כך צוברים ניסיון במצבי משבר ובהיערכות משופרת לקראתם.

לסיכום

חוסן ארגוני הוא בהחלט נושא שחשוב ומומלץ להנהלות לעסוק בו. גם לא כדאי לחכות למצב אידיאלי, שבו יהיו למטרה זו כל הזמן הפנוי והמשאבים להשקיע בה[כמו שרת וירטואלי]. לכן, מוטב להתחיל לטפל בכך בהקדם.