שיתוף קבצים בענן

כל עסק ודאי שמע בעבר על שירותי שיתוף קבצים בענן, אך האם כל עסק צריך את השירות הזה? מה שירות שיתוף קבצים בענן כולל ומהם היתרונות והחסרונות של שירות כזה? על כל השאלות האלה נענה מיד, מתחילים.

מהי מערכת שיתוף קבצים בענן?

קבצים מסוגים שונים, הם אלמנט בסיסי בעבודה עם מחשבים. אך כאשר מעוניינים לשתף קבצים בין מחשבים שונים, הדבר מעלה אתגרים טכניים וניהוליים מגוונים. פתרונות שיתוף קבצים פותרים אתגרים אלה. באופן מיוחד, שירותי שיתוף קבצים בענן מספקים לכך פתרון נוח וגמיש מאוד. שיתוף הקבצים יכול להיות בין מחשבים של אנשים שונים, כמו למשל עובדים של עסק בסניפים שונים או אולי עובד שרוצה לשתף קובץ עם לקוח. השיתוף עשוי להיות גם בין התקני מחשוב שונים של אותו אדם או עסק, למשל שיתוף בין מחשב אישי של בעל מקצוע עצמאי לבין הלפטופ, הטאבלט והסמארטפון שלו. הפתרון לנושא השיתוף הוא לרוב בסנכרון גרסאות בהתקני המחשוב השונים של מי שמשתמשים בשירות. אפשר ליישם גם ניהול הרשאות, באופן שמבטיח שלא תינתן גישה לקובץ בניגוד להן. כלומר, העסק שולט בהיבטים כגון למי מותר לגשת לקובץ, למי מותר לראות אותו ולמי מותר להוריד אותו.

מהם היתרונות במערכת שיתוף קבצים בענן?

מערכות שיתוף קבצים הפכו כבר מזמן לדבר פופולארי מאוד ולא במקרה. הדבר נובע מהתועלות הרבות שהן מספקות, אשר כוללות בין היתר:

• שילוב טוב במערך המחשוב הארגוני: שיתוף קבצים קרוב לתחומים נוספים שמוצעים כשירות ענן, כגון אחסון בענן או גיבויים בענן והוא יכול להשתלב היטב במערך המחשוב, שהוא שונה כמובן מעסק לעסק. כאמור, לא מדובר רק ב"שיתוף", אלא גם בסנכרון הקבצים ויכולות נוספות כגון ניהול גרסאות ואף יכולת לשחזר גרסאות ישנות, קצת בדומה לשירותי גיבוי. כידוע, היום קל מאוד להתנהל מול שירותי ענן. שירות הענן וניהולו אומנם נמצא אצל ספק מרוחק, אך העסק יוכל לקבל בקלות מידע על האופן שבו הוא מתנהל ולהיות בבקרה עליו – כמו למשל מי העלאה איזה קובץ, מתי, לאילו מכשירים שיתפו אותו וכדומה.
• אינטגרציה טובה: לשירותים אלה יש גם אינטגרציה עם תוכנות דואר בולטות בעסקים, כגון אאוטלוק של מיקרוסופט ועם אמצעי ניהול זהויות נפוצים כגון Active Directory.
• אחידות ועדכניות: כאשר משתמשים בשירותים כאלה, יש בענן גרסה אחת של הקבצים שלכם, שהכול מותאם אליה. תודות לכך, מצמצמים מצב של ריבוי גרסאות של קבצים בעקבות ביצוע שינויים בהם. בניהול עסקי שוטף היבטים כאלה של סדר ויעילות חשובים מאוד. קבצים נמצאים בלב תהליכים עסקיים רבים וחשוב להתנהל איתם במדויק, ביעילות ובמקצועיות.
• שיפור פרודוקטיביות עובדים: מערכות אלו יכולות לעזור בשיפור פרודוקטיביות העובדים בעסק. ניהול מסורבל של גרסאות קבצים יכול לבזבז זמן שלא לצורך. שינויים בקבצים שלהם משתמשים רבים ללא סנכרון בזמן אמת יכול להוביל לבלבול ולטעויות רבות. סנכרון הקבצים האוטומטי בין המכשירים השונים הוא תרומה גדולה במיוחד.
• נוחות עבודה: הנוחות של גישה מרחוק לקבצים מכל מקום, בכל זמן ומכל התקן מחשוב שלו חיבור אינטרנט ודפדפן. כמו כן, פתרונות שיתוף קבצים כוללים יכולות עזר רבות, אשר מקלות על השימוש השוטף בהן, למשל מיפוי כוננים.
• שרידות: שירותי שיתוף קבצים בענן גם מקדמים שרידות של העסק במצבי חירום. מאחר שהקבצים שמורים בשירות מרוחק, אם העסק עצמו נפגע ואפילו פיזית, השירות ימשיך לעבוד. כך מבטיחים המשכיות עסקית ומקלים על תהליכי התאוששות מאסון.
• יתרונות כשירות ענן: מאחר שמדובר בשירות ענן, מתקבלים באמצעותו גם יתרונות כלליים של שירותי ענן: חסכון בחומרה ותוכנה פנימיים בעסק עבור אחסון הקבצים, חסכון בהשקעה בכוח אדם שינהל אותם, צמצום עלויות ומודל קל יותר של ניהול העלויות (שכירה במקום רכישה).
• שיפור אבטחה: בהנחה ששירות שיתוף הקבצים עצמו מאובטח. הדבר עשוי להיות מיושם באמצעות טכנולוגיות ושיטות מתקדמים למדי, כגון הצפנה ואימות דו שלבי. זאת, במקום שקבצים של העסק יישלחו ממקורות רבים ואולי לא מאובטחים ישירות לנמענים. בשיתוף קבצים אפשר להפנות שוב ושוב לקובץ שבשירות הענן. נושא האבטחה משתלב בפתרונות אחרים של אבטחת מידע בענן, כגון פיירוול בענן.

מה החסרונות בשיתוף קבצים בענן?

מצד שני, למערכות שיתוף קבצים יש גם חסרונות פוטנציאליים מסוימים, בהם:

• חסרונות של תקשורת: שיתוף קבצים בענן מגביר את הצורך בתקשורת נתונים בין העסק לבין אותו שירות ענן. תקשורת כזו עשויה להעמיס על מערכות מחשוב, במקרה שבו הקבצים גדולים במיוחד. אם כי שירותים אלה בנויים להתמודדות יעילה עם העברת קבצים גדולים במיוחד וגם היקף קבצים גדול. יש כאן גם היבט של תלות בזמינות התקשורת, כך שאם מדובר בשיתוף קבצים בעיקר בתוך העסק, אולי עדיף פתרון פנימי שגם יהיה מהיר יותר.
• תלות בספק: הוצאת פעילות שיתוף הקבצים לספק חיצוני פירושה גם תלות מסוימת בספק זה. כעקרון, עדיף צמצום ספקים בין השאר לשם צמצום תלות כזו. אך במקרה זה, אם מקפידים לבחור בספק אמין נראה שהיתרונות גוברים על החיסרון.
• אם הספק לא מאובטח: עסקים מיישמים כיום מגוון תוכנות ושירותי ענן עבור אבטחת מידע. אך כידוע, לעיתים די בפרצה אחת כדי שתוקפים יחדרו לתוך מערכות העסק. לכן, נקודה קריטית היא רמת האבטחה של ספק שירותי שיתוף הקבצים.
• לא למידע רגיש: לעסקים רבים יש מידע רגיש, כולל מידע לקוחות, שאסור להוציא מחוץ לעסק. הדבר תלוי בין השאר באופי העסק, אשר עשוי להיות למשל מחויב ברגולציות שונות לגבי פרטיות מידע לקוחות. אם אין לעסק נהלים טובים באשר לשמירה על מידע הלקוחות ואכיפה מוקפדת שלהם (אולי גם פתרון Data Leak Prevention), שימוש בשירות שיתוף קבצים עשוי להיות מסוכן למדי. מצד שני, אפשר כמובן ליישם כמה פתרונות במקביל במסגרת מערך מחשוב עסקי. כלומר, את הקבצים הרגישים אפשר לשמור בשרת פנימי מאובטח ומבודד מ"העולם החיצוני" ולהשתמש במקביל בשירות שיתוף קבצים, עבור מטרות אחרות.

לסיכום

כאשר שוקלים את היתרונות מול החסרונות, אין ספק כי מדובר במערכות שכדאי לכל עסק להביא בחשבון. בעבודה מול ספק איכותי ואמין, הדבר עשוי לתרום לא מעט, בדרכים רבות.