SharePoint – כל מה שצריך לדעת

אחד השמות הבולטים ביותר בהקשר תוכנות לעסקים וחברת מיקרוסופט הוא שרפוינט. למעשה זו היא תוכנה שבולטת זה שנים גם ביחס למוצרים מובילים של ספקים אחרים. למי שמתעניינים בשיתוף קבצים ובעבודה על ענן, זהו כלי רב עוצמה שחשוב וכדאי להביא בחשבון. אם כך, מה צריך לדעת על הכלי הזה? הינה כל המידע החשוב.

מה זה SharePoint?

Sharepoint היא חבילת כלים של מיקרוסופט לעבודה משותפת בעסקים. זו היא חבילה ותיקה וידועה למדי הכוללת גם יכולות מגוונות של שיתוף קבצים בענן וניהול מידע. שרפוינט נמצאת בשימוש של מיליוני משתמשים בעולם והיא גם חלק מחבילת שירותי הענן מיקרוסופט 365.

מהו ממשק אינטרנטי?

האינטרנט וגם הדפדפנים הם היום בין הסביבות הסטנדרטיות בעסקים. כל התקן מחשוב ממוצע מסוגל להתחבר לאינטרנט ולהריץ דפדפן. כל זאת הולך כמובן יד ביד בתפיסה החשובה של שימוש בשירותי ענן. רואים זאת בדרכים רבות, כולל העברה של פעילויות רבות שנעשו בעבר בתוך העסק אל סביבות ענן מאובטחות, למשל מעבר לסביבת LAN בענן. אפשר לגשת לסביבת שרפוינט דרך רשת האינטרנט באמצעות דפדפן, מכל מקום ובכל זמן ממגוון מכשירים. בכך מתקבלת גמישות רבה, כאשר עובדים יכולים לעבוד בנוחות כאילו הם היו באותו המשרד, גם אם הם נמצאים פיזית בדרכים, בסניפים שונים ברחבי העולם או עובדים מהבית.

מהם המאפיינים של SharePoint?

מעבר לממשק האינטרנטי, שרפוינט מתאפיינת בכך שהיא מעמידה לרשות העסק אוסף כלים שימושי ואינטגרטיבי. זוהי חבילה אשר כוללת כמה מוצרי משנה וגם את שירות הענן SharePoint Online. יש לה רכיבים המכונים services ומספקים סביבת עבודה ורכיבי שרת (server) אשר משמשים להקמת פורטלים. שרפוינט מגיעה בכמה גרסאות: SharePoint Standard, SharePoint Server, SharePoint Enterprise ו-SharePoint Online. פורמט הקבצים הסטנדרטי שלה הוא Office Open XML.

אילו פתרונות מספק לנו שיירפוינט?

שרפוינט מאפשר לבצע דברים רבים, כאשר אלה כמה דוגמאות בולטות ביותר:

• עבודה משותפת על קבצים – באמצעות SharePoint Communities.
• הקמת אתרים – שרפוינט גם מאפשר הקמת אתרי אינטרנט מהירה וקלה באמצעות SharePoint Sites.
• ניהול משימות – יכולת חשובה לצוותים אשר עובדים ביחד כולל שימוש בלוח שנה משותף.
• אחסון מרכזי של קבצים במקום אחד – אחסון בענן הוא צורך בסיסי בולט מאוד בעסקים. באמצעותSharePoint Contents אפשר לתת לכך מענה מצוין.
• גיבוי – יש לא מעט סוגי גיבויים ואפשרויות שונות לעסקים לממש פעילות חשובה זו. שרפוינט מספק גם יכולת של גיבויים בענן ושחזור מידע.

מהם היתרונות הבולטים של SharePoint?

אם עובדים עם sharepoint מה זה נותן לנו ביחס לאפשרויות אחרות? מהם יתרונותיו הבולטים?

• ניהול ושיתוף קבצים מתקדם – כולל היכולת של יוצר הקובץ למנוע ביצוע שינויים בו על ידי אחרים, כמו גם מעקב אחר גרסאות מסמכים שונות ועבודה בו זמנית על אותו המסמך.
• אבטחה ברמה גבוהה – אבטחת המידע העסקי היא דבר שאסור להתפשר עליו ולכן עסקים מחפשים לשם כך פתרונות אבטחת מידע בענן כגון DLP מערכת למניעת זליגת מידע. שרפוינט כולל יכולות אבטחה מתקדמות, כולל ניהול הרשאות גישה. חשוב לזכור בהקשר זה שמדובר כעקרון במוצר לעסקים ולכן רמת האבטחה שבו חייבת להיות גבוהה. נוסף לכך, היותו מוצר ותיק ובשל, מסייעת גם היא להשגת רמת אבטחה גבוהה.
• גב חזק – ממיקרוסופט בתור יצרנית המוצר, שהיא כמובן חברה בולטת מאוד המכוונת בעיקר לעסקים.
• בשלות ועושר אפשרויות – מאחר שזהו מוצר ותיק ונפוץ, הוא בשל מאוד והשוק כבר מכיר אותו היטב. גם משתמשי המוצר וגם ספקי השירותים השונים שלו.

טיפים מומלצים לשימוש ב-Sharepoint

לכל מוצר מסוג זה יש כמובן אין-ספור טיפים:

• אפליקציות לבחירתכם – כדאי להיות מודעים לכך שמסביב לשרפוינט כמוצר התפתח היצע גדול של אפליקציות.
• גמישות והתאמות – שרפוינט ניתנת להתאמה אישית בדרכים רבות, כך שהיא תתאים באופן המיטבי למגזר העסקי המדובר ולעסק הספציפי. היא מציעה ממשקי API, אפשר לחבר אותה למערכות המידע הפנימיות בעסק ואף לפתח תוספים בשבילה באמצעות SharePoint Composites.
• שילוב כלי מיקרוסופט נוספים – שרפוינט משתלבת היטב, בקלות ובצורה טבעית עם חבילת אופיס של מיקרוסופט. אופיס היא כמובן חבילת כלים נפוצה מאוד בעסקים ולכן יש לשילוב זה חשיבות מעשית רבה. באופן דומה, שרפוינט ניתן לשילוב נוח עם כלי התובנה העסקית Power BI של מיקרוסופט.
• אוטומציה – יש לשרפוינט יכולות אוטומציה שונות, אשר עשויות לספק את היתרונות הקלאסיים של אוטומציה. משמע – חיסכון במשאבים שונים, שיפור הדיוק, פעולה מהירה יותר וכדומה.

מה כולל הממשק של SharePoint?

הממשק של שרפוינט מהווה סביבה אחת, אחידה ומתקדמת, לכל צרכי ניהול המידע והעבודה המשותפת בכלל. הוא גם מאפשר ביצוע חיפוש מתקדם בקבצים שעליהם עובדים במשותף, באמצעות SharePoint Search. אפשרות חשובה מאוד היא יכולת הצגת המידע המתקדמת באמצעים כגון דשבורדים וגרפים (בעזרת SharePoint Insights).

לסיכום

שרפוינט הוא ללא ספק בין האפשרויות הבולטות ביותר אשר כדאי לבדוק אם אתם מחפשים פתרון לשיתוף קבצים ועבודה בענן.